BRF-guide: så väljer styrelsen rätt trappstädning

Vad avtalet bör specificera

• Exakt frekvens — vecka, varannan vecka, eller anpassat schema
• Vilka ytor som ingår — trapphus är en självklarhet, men entré, hiss, källare, tvättstuga och soprum bör anges uttryckligen
• Hur kvalitet följs upp — löpande kvalitetskontroller snarare än att förlita sig på att boende hör av sig vid missnöje
• Kontaktperson — en namngiven person styrelsen kan nå direkt, inte en anonym kundtjänst

Så går en upphandlingsprocess till steg för steg

En strukturerad process minskar risken att styrelsen fattar beslut på ofullständigt underlag:

1. Kartlägg nuvarande behov. Gå igenom fastighetens storlek, antal trapphus, om hiss och källare ska ingå, samt eventuella klagomål från boende under det senaste året.
2. Ta in minst tre offerter. Med tydligt samma underlag till samtliga leverantörer blir offerterna faktiskt jämförbara sinsemellan.
3. Boka genomgångar på plats. En seriös leverantör vill se fastigheten innan de lämnar ett fast pris, snarare än att offerera enbart utifrån en beskrivning.
4. Presentera förslag för styrelsen med tydlig motivering. Inte bara pris, utan även frekvens, omfattning och uppföljningsrutiner bör vägas in i beslutsunderlaget.
5. Fatta beslut och kommunicera till boende. Se avsnittet nedan om hur bytet presenteras på ett sätt som minskar frågor och oro.

Hela processen tar normalt fyra till sex veckor från start till att ett nytt avtal är på plats, vilket är bra att räkna in i föreningens planering inför en upphandling.

Vad som normalt ingår i en trappstädning

• Trappor och trapphallar. Dammsugning och våttorkning av trappsteg, räcken och ledstänger.
• Entré. Golv, dörrglas och postboxar torkas av, entrémattor dammsugs.
• Hiss, om sådan finns. Golv, väggar och knappsats rengörs regelbundet.
• Källargångar. Dammsugning och våttorkning av golv i gemensamma källarutrymmen.
• Tvättstuga, om den ingår i avtalet. Avtorkning av ytor och golv, men inte maskinernas insida — det ligger normalt utanför en trappstädning.
• Soprum. Avtorkning av ytor och golv runt kärlen, men inte tömning av själva sopkärlen som normalt sköts av renhållningsbolaget.

Vilka av dessa punkter som faktiskt ingår varierar mellan leverantörer och avtal — det är precis därför det är så viktigt att specificera varje punkt explicit i avtalet, snarare än att förlita sig på en allmän formulering om "trappstädning".

Prisexempel att jämföra mot

Se hela upplägget på sidan om trappstädning i Stockholm.

Vanliga fallgropar vid upphandling

1. Att bara jämföra pris per tillfälle. Ett lägre pris med kortare tid på plats ger ofta ett sämre resultat som syns inom några veckor.
2. Otydlig ansvarsfördelning för källare och soprum. Boende klagar ofta på dessa ytor trots att de inte alltid ingår i grundavtalet — specificera det tydligt från start.
3. Ingen plan för uppföljning. Utan en tydlig eskaleringsväg hamnar klagomål hos styrelsen istället för att lösas direkt med leverantören.
4. Att inte fråga om felanmälan. En bra leverantör rapporterar skador och fel de upptäcker under städningen — det ska ingå, inte kosta extra.

Så involverar styrelsen boende utan att tappa kontroll

Boende har ofta värdefull, löpande insyn i hur städningen faktiskt fungerar i vardagen — men synpunkter behöver kanaliseras rätt för att vara användbara:

• Sätt upp en tydlig kanal för synpunkter, till exempel en specifik e-postadress eller kontaktperson, snarare än att synpunkter cirkulerar informellt i grannskapschatten.
• Samla in återkoppling systematiskt, exempelvis en gång per kvartal, istället för att bara agera på enstaka högljudda klagomål.
• Var transparent med vad som faktiskt ingår i avtalet. En stor del av missnöjet bland boende beror på förväntningar som aldrig stämts av mot vad som verkligen upphandlats.

Genom att styra hur återkoppling samlas in behåller styrelsen kontrollen över processen samtidigt som boendes erfarenhet faktiskt tas tillvara.

Vanliga klagomål från boende och hur ni förebygger dem

• "Trapphuset luktar illa." Ofta kopplat till soprum eller källare snarare än själva trappan — se till att avtalet tydligt omfattar dessa ytor, inte bara trapphuset i strikt mening.
• "Hissen är aldrig ren." Hissar slits snabbt eftersom många personer rör sig genom en liten yta varje dag — en högre städfrekvens för just hissen löser ofta problemet utan att hela trapphusets frekvens behöver höjas.
• "Det är olika kvalitet varje vecka." Precis som för kontor är detta oftast ett tecken på roterande personal snarare än bristande vilja — fråga om fast team vid upphandling.
• "Ingen verkar bry sig om våra klagomål." Ett tydligt svarslöfte från leverantören, till exempel svar inom 24 timmar på vardagar, gör stor skillnad för hur klagomål upplevs även innan de faktiskt är åtgärdade.

Så budgeterar föreningen för trappstädning över året

Utöver den löpande trappstädningen bör föreningens budget räkna in några återkommande poster: periodisk golvvård för sten- och klinkergolv i entré och trapphus, en eller två storstädningar per år, samt eventuell fönsterputs av trapphusfönster. Att budgetera för samtliga poster redan från årets start, snarare än att hantera dem som oplanerade extrakostnader när de dyker upp, gör det lättare för styrelsen att presentera en stabil och förutsägbar kostnad för medlemmarna vid årsstämman. RUT-avdrag gäller aldrig för dessa gemensamma kostnader eftersom de betalas av föreningen och inte av en enskild medlems hushåll.

Mindre fastighet jämfört med större fastighetsbestånd

Upphandlingen ser olika ut beroende på föreningens storlek:

• Enstaka fastighet med ett trapphus. Enklare att överblicka, men ger mindre förhandlingsutrymme på pris eftersom volymen är begränsad.
• Fastighetsbestånd med flera adresser eller trapphus. Ger normalt ett bättre pris per trapphus tack vare volym, men kräver tydligare struktur kring vilken standard som gäller på samtliga adresser, så att inte vissa trapphus prioriteras framför andra.

Oavsett storlek gäller samma grundprincip: en tydligt specificerad omfattning och löpande uppföljning väger tyngre för det långsiktiga resultatet än själva prisnivån.

Så presenterar ni bytet för boende

Om föreningen byter leverantör, informera boende kort innan bytet med det nya schemat och vem som är kontaktperson. Det minskar oro och gör att eventuella synpunkter kanaliseras rätt väg direkt från start.

Vad ett bra avtal reglerar utöver själva städningen

Utöver frekvens och omfattning bör styrelsen se till att avtalet reglerar några praktiska detaljer som annars lätt glöms bort:

• Nyckel- och kodhantering. Hur får städpersonalen tillträde till fastigheten, och vad händer om koder eller nycklar behöver bytas?
• Ansvar vid skada på gemensam egendom. Precis som för kontor bör ansvarsförsäkring vara en självklarhet, inte en fråga som väcker tvekan.
• Hantering av säsongsvariation. Vintertid med grus och halkbekämpning kräver ofta annan hantering av entré och trappor än sommarhalvåret.
• Uppsägningstid och villkor vid missnöje. En rimlig uppsägningstid, normalt en till tre månader, ger föreningen flexibilitet utan att behöva vänta på en hel avtalsperiod om samarbetet inte fungerar.

Så samverkar trappstädning med föreningens övriga underhåll

Trappstädning fungerar sällan bra som en isolerad post fristående från föreningens övriga underhållsplan. Många föreningar vinner på att samordna den löpande städningen med periodiska insatser som golvvård, fönsterputs av trapphusfönster och den årliga eller halvårsvisa storstädningen, snarare än att upphandla varje del separat från olika leverantörer. Fördelen är dels ett enklare kontaktnät för styrelsen — en leverantör att förhålla sig till istället för flera — dels att en leverantör som redan känner fastigheten ofta kan planera insatserna mer effektivt, till exempel genom att lägga golvvård i anslutning till en redan bokad storstädning.

Så presenterar styrelsen kostnaden för medlemmarna

Trappstädning är en av de kostnader som medlemmarna märker direkt i sin avgift, vilket gör det extra viktigt att styrelsen kan motivera valet tydligt. Ett bra underlag inför en årsstämma eller ett informationsutskick brukar innehålla: vad som ingår i avtalet konkret (inte bara "trappstädning" utan de faktiska ytorna), vald frekvens och varför den valts, samt en kort jämförelse med tidigare kostnad om det rör sig om ett leverantörsbyte. Medlemmar som förstår vad de faktiskt betalar för är generellt mer nöjda med resultatet, även om priset i sig skulle vara oförändrat jämfört med tidigare.

Sammanfattning: vad styrelsen bör ta med sig

En trygg trappstädningsupphandling bygger på samma grundprinciper som all bra upphandling av städtjänster: tydlig specifikation av vad som ingår, en rimlig men inte extrem prispress, löpande uppföljning snarare än ett engångsbeslut, och en tydlig kontaktväg för både styrelse och boende. Ta gärna med checklistan och prisexemplen i denna guide som utgångspunkt vid nästa offertrunda — det ger ett konkret underlag att jämföra mot, snarare än att behöva utvärdera varje offert helt från grunden.

Vanliga frågor

Gäller RUT-avdrag för trappstädning i en BRF?

Nej, RUT gäller endast hushållsnära tjänster i den egna bostaden — trappstädning av gemensamma utrymmen som trapphus, hiss och källare betalas av föreningen utan RUT-avdrag, eftersom det inte räknas som en enskild medlems privata boende utan som föreningens gemensamma ansvar. Det här är en vanlig missuppfattning bland både styrelseledamöter och boende, särskilt eftersom RUT-avdraget är så etablerat för vanlig hemstädning att många antar att samma regler gäller för alla städtjänster i en bostadsrättsförening. Föreningens kostnad för trappstädning bör därför budgeteras som en fullständig kostnad utan avdrag när styrelsen planerar årets utgifter, till skillnad från om en enskild medlem själv anlitar städhjälp i sin egen lägenhet. Se avsnittet om budgetering i denna guide för hur styrelsen bäst planerar för trappstädning och relaterade poster, som golvvård och fönsterputs, över ett helt verksamhetsår utan obehagliga överraskningar för medlemmarna.

Hur ofta bör ett trapphus städas?

Vanligast är en gång per vecka, vilket räcker gott för de flesta fastigheter med normal genomströmning av boende och besökare. Mindre fastigheter med få boende kan ofta klara sig med varannan vecka utan att det påverkar det upplevda intrycket nämnvärt, medan fastigheter med hög genomströmning, till exempel stora flerbostadshus med många lägenheter per trapphus, kan behöva två gånger per vecka för att hålla samma standard. Faktorer som påverkar rätt frekvens är bland annat antal våningar, om hiss finns, hur många hushåll som delar samma trapphus, och om fastigheten har mycket besökstrafik eller ligger nära en hårt trafikerad gata i centrala Stockholm. Vid en kostnadsfri genomgång går vi igenom just er fastighets förutsättningar och föreslår en frekvens som balanserar kostnad mot ett resultat som boende faktiskt märker och uppskattar i vardagen, inte bara på pappret.

Kan vi kombinera trappstädning med golvvård?

Ja, periodisk golvvård för sten- och klinkergolv i trapphus, entré och källargångar är ett vanligt och naturligt tillägg till det löpande trappstädningsavtalet, snarare än något som behöver upphandlas separat från en helt annan leverantör. Många föreningar väljer att lägga golvvården i direkt anslutning till en redan bokad storstädning, vilket gör att hela insatsen kan planeras och genomföras betydligt mer effektivt utan att störa boende i onödan flera separata gånger under samma period av verksamhetsåret. Se vår golvvårdsguide för en fullständig genomgång av vilken metod som passar just era specifika golvmaterial, hur ofta behandlingen bör utföras, och vad den brukar kosta beroende på ytans skick. Vid en kostnadsfri genomgång på plats bedömer vi era gemensamma golvytor och föreslår ett underhållsschema som passar in i föreningens övriga städavtal, budget och årliga planering inför nästa ordinarie årsstämma.

Vad kostar det att byta leverantör mitt i verksamhetsåret?

Inget extra tillkommer i sig — kontrollera bara uppsägningstiden i nuvarande avtal noggrant så att övergången blir smidig och utan onödiga glapp i städningen av föreningens gemensamma utrymmen. En eventuell kortare överlappande period, där den nya leverantören startar innan den gamla avslutas helt, är den enda praktiska kostnad som kan tillkomma, och den handlar normalt om några dagars dubbel bemanning snarare än en betydande summa pengar. Styrelsen bör räkna med att hela processen, från beslut i styrelsen till att en ny leverantör faktiskt är på plats och igång, tar fyra till sex veckor, vilket är bra att planera in innan ett byte påbörjas mitt i verksamhetsåret. Se avsnittet om upphandlingsprocessen i denna guide för en steg-för-steg-genomgång av hur styrelsen bäst hanterar hela bytet, inklusive kommunikationen till boende under övergångsperioden och val av ny kontaktperson.

Relaterade guider